¿Cuánto le cuesta realmente una cita de visita fallida?
No son los treinta minutos en el lugar. Lo caro son las tres partidas que los rodean:
- La ida y la vuelta. Cuanto más amplia es su zona de actuación, más pesa esta partida – con un radio de 70 kilómetros suele ser la mayor. Se genera independientemente de que aparezca alguien o no.
- La preparación. Documentación, coordinación con el propietario o el inquilino, recoger las llaves.
- El interesado que habría necesitado la franja horaria. La partida invisible: el tiempo estaba bloqueado, así que nadie más pudo obtenerlo.
Una cifra orientativa: una cita fallida con 40 minutos de trayecto en cada sentido le cuesta unas dos horas, no treinta minutos. Con diez citas por semana y una tasa de citas fallidas del 20 %, son dos citas fallidas a la semana – unas cuatro horas, cada semana.
Haga el cálculo con sus propias cifras
La cifra orientativa anterior es una suposición, no una medición. Su propio cálculo lo hace en dos minutos con la calculadora de la página de inicio: introduce las llamadas por día, el tiempo por coordinación de cita, la tasa de citas fallidas, la duración de la visita y su tarifa horaria, y obtiene las horas y los costes por año – desglosados en coordinación de citas y citas fallidas, además del plazo de amortización.
Lo más revelador no suele ser la tasa de citas fallidas, sino la coordinación previa: ocho consultas al día de cinco minutos cada una suponen unas 170 horas al año, antes de que alguien llegue siquiera a la puerta.
Primero medir, después creer
La mayoría de las oficinas estiman su tasa de citas fallidas – y la estiman a la baja, porque la cita que nunca tuvo lugar no aparece en ningún calendario. En Ajustes → Estadísticas ve las reservas, la tasa de asistencia y la de cancelación de cualquier período (Estadísticas de citas). Un mes de historial está incluido en todos los planes, el historial completo en los planes PROFESSIONAL.
Separe aquí dos cosas que suelen meterse en el mismo saco:
| Qué significa | Qué ayuda | |
|---|---|---|
| Cancelación | El interesado avisa con antelación | La franja horaria queda libre y puede volver a asignarse – no hay pérdida si ocurre con suficiente antelación |
| Ausencia (no-show) | No aparece nadie, sin aviso | Se pierde el importe completo indicado arriba |
El objetivo no es evitar las cancelaciones. El objetivo es convertir las ausencias en cancelaciones tempranas.
Qué reduce la tasa
Recordatorio automático. Un correo electrónico 24 horas antes de la cita, con la dirección y cancelación en 2 clics, está incluido en todos los planes y reduce la tasa de ausencias del 20–30 % a menos del 10 % (Recordatorios de citas). Con un SMS adicional cuatro horas antes (PROFESSIONAL, contratable como extra), baja a menos del 5 %.
Agrupar citas. Lo que cuesta un único fallo depende del trayecto. Si las nuevas reservas enlazan directamente con citas ya existentes, usted se desplaza una vez en lugar de tres – y entonces un fallo solo cuesta la franja horaria, no el viaje (Reducir el tiempo de desplazamiento entre visitas).
Comprobar antes de aceptar. Cuando la capacidad es justa, merece la pena el modo solicitud: usted ve la solicitud antes de aceptar (Tres vías de reserva).
Consejo
Siguiente paso
Consulte sus cifras en la calculadora de la página de inicio y configure después el recordatorio automático. Probar gratis – 30 días, sin tarjeta de crédito.