Gestión de citas en línea para el sector inmobiliario
Gestión de citas en línea significa: sus horarios disponibles están en la red, sus contactos eligen uno por su cuenta y la confirmación se envía sin que usted tenga que hacer nada. Ya no llama por teléfono para proponer citas; por la mañana ve simplemente lo que se reservó durante la noche.
En el sector inmobiliario esto afecta a mucho más que las visitas: reuniones de asesoramiento, entregas de vivienda, tomas de datos de inmuebles, citas con profesionales de oficios y reuniones con propietarios siguen el mismo patrón — varias personas implicadas, franjas horarias ajustadas y un desplazamiento entre medias. Esta página explica en qué consiste la gestión de citas en línea, dónde la coordinación manual consume tiempo y cómo es el proceso con timum.
En qué consiste la gestión de citas en línea
Cuatro componentes, independientemente del proveedor:
- Disponibilidad. Las reglas que establecen cuándo se puede reservar: horas de consulta, márgenes entre dos citas, antelación mínima, duración de la cita según el motivo. Una vez configuradas, se aplican a cada reserva.
- Canales de reservas. El camino por el que su contacto llega al calendario — enlace en el correo electrónico, widget en el sitio web, código QR en el anuncio inmobiliario, entrada en el perfil de empresa de Google.
- Confirmación y recordatorio. Mensaje automático justo después de la reserva, recordatorio antes de la cita y posibilidad de cancelar con dos clics.
- Retorno a sus sistemas. La cita reservada aparece en su calendario y en el CRM, los datos de contacto quedan registrados y el hueco se bloquea para los demás.
Si falta uno de los cuatro, se genera trabajo adicional: sin reglas, las reservas llegan a deshoras; sin retorno a sus sistemas, tiene que volver a teclear las citas; sin recordatorio, aumenta la tasa de ausencias.
Dónde la asignación manual de citas consume tiempo
El esfuerzo no suele estar en la llamada individual, sino en la cadena que la precede y la sigue:
- Propuestas de cita y consultas posteriores. Usted publica un inmueble y esa misma tarde recibe quince solicitudes. Enviar propuestas, esperar respuestas, ajustar propuestas: para una sola visita, se acumula enseguida media hora de pura coordinación.
- Reservas duplicadas. Dos compañeras asignan el mismo hueco porque un calendario no conoce al otro.
- Interesados que no acuden. El 20–30 % de las citas acordadas se pierde sin sustitución. El desplazamiento, en cambio, ya lo ha hecho.
- Doble introducción. Cada cita acordada por teléfono se registra dos veces: una en el calendario y otra en el CRM.
Con ocho solicitudes al día y cinco minutos de coordinación por llamada, son unas 170 horas al año — solo para la coordinación, sin contar todavía las citas perdidas. Esta calculadora calcula cuánto le cuesta: llamadas al día, tasa de ausencias, duración de la visita.
Cómo funciona la gestión de citas en línea con timum
- Definir la disponibilidad una sola vez. Usted guarda las horas de consulta y los márgenes como regla. timum genera a partir de ellas los horarios reservables, sin que usted tenga que introducir cada hueco por separado (Reglas de horas de consulta).
- Conectar el calendario. Outlook, Google y Apple iCloud se sincronizan en ambos sentidos: las citas privadas bloquean el horario automáticamente y las citas reservadas aparecen en su calendario (Sincronización de calendarios).
- Elegir el modo de reserva. Para cada canal decide si se reserva de forma inmediata y vinculante, solo por solicitud o exclusivamente por invitación (Tres modos de reserva).
- Compartir el enlace. El mismo calendario es accesible como enlace, como widget en su sitio web, como código QR en el anuncio inmobiliario y a través de su perfil de empresa de Google (Canales de reservas).
- La confirmación y el recordatorio se envían automáticamente. Tras la reserva se envía la confirmación; 24 horas antes llega el recordatorio con la dirección y la cancelación con dos clics. Quien cancela vuelve a liberar el hueco (Recordatorios de citas).
- La cita se incorpora a su sistema. Mediante la conexión con el CRM, la reserva con los datos de contacto aparece justo donde su equipo ya trabaja (Integración con CRM).
Gestión de citas en equipo y en varias sedes
En cuanto varias personas asignan citas, la asignación se convierte en coordinación. timum lo refleja mediante calendarios del proveedor: cada equipo, cada sede y cada proyecto tiene su propio calendario, y los horarios disponibles de todos los inmuebles se reúnen en una sola vista. Quién se encarga de qué inmueble lo controla usted mediante las responsabilidades — las notificaciones van a la persona responsable, no a todos.
- Calendarios de equipo — un calendario por equipo, sede o proyecto
- Calendario todo en uno — todos los inmuebles y empleados uno junto a otro
- Gestión de empleados — responsabilidades y notificaciones
Cómo funciona esto en una agencia inmobiliaria con doce personas se explica en Coordinar de forma centralizada los calendarios de equipo y las visitas.
Qué cambia de forma medible
Consejo
El primer calendario reservable está listo en unos 15 minutos: conectar el calendario, registrar las horas de consulta y enviar el enlace de reserva.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de citas en línea
¿Necesito un sitio web propio para esto? No. El enlace de reserva funciona sin sitio web — en el correo electrónico, en el anuncio inmobiliario, mediante código QR o a través de su perfil de empresa de Google. Si tiene un sitio web, el calendario puede incrustarse directamente como widget.
¿Qué ocurre si alguien cancela? Cada correo de confirmación y de recordatorio incluye un enlace de cancelación. Quien cancela libera el hueco, y ese horario vuelve a estar disponible para reservar de inmediato. Usted recibe una notificación, pero no tiene que actualizar nada.
¿Se ven mis citas privadas? No. De los calendarios conectados, timum solo lee la información de que un horario está ocupado — el título y los participantes quedan fuera.
¿Dónde se almacenan los datos? En servidores de centros de datos alemanes, distribuidos desde la ubicación de Fráncfort del Meno, con plazos de eliminación automáticos. Más información en Seguridad y protección de datos y Seguridad de datos y RGPD.
¿Cuánto cuesta la gestión de citas en línea? timum factura mediante tickets: un ticket activa un inmueble durante 30 días con un número ilimitado de citas. Diez tickets de activación cuestan 40 € netos al mes, es decir, 4 € por inmueble; los miembros del equipo son gratuitos en cualquier tarifa. Los tickets individuales están disponibles sin tarifa por 7 € netos, sin cuota fija y sin permanencia. Las tarifas figuran en Precios.
Siguiente paso
Cree un calendario reservable y envíe su primer enlace de reserva. Pruebe gratis durante 30 días — no se requiere tarjeta de crédito.
Adecuado a su situación: Automatizar la coordinación de citas en las visitas · Reducir el tiempo de desplazamiento entre visitas · Reducir las ausencias en los eventos de puertas abiertas