Reducir las ausencias en eventos de puertas abiertas y grandes eventos
Su fin de semana de puertas abiertas atrae más de cien inscripciones, pero el treinta por ciento no se presenta. Los huecos vacíos suponen tiempo perdido para su equipo de ventas y visitantes espontáneos decepcionados a los que tuvo que rechazar. En los grandes eventos, cada ausencia se multiplica y se convierte en un auténtico factor de coste.
Cómo lo resuelve timum
timum envía automáticamente confirmaciones y recordatorios, por correo electrónico y, opcionalmente, por SMS cuatro horas antes de la cita (PROFESSIONAL, contratable como complemento), con la dirección y un enlace de cancelación con un solo clic. Quien cancela libera su plaza, que usted puede asignar a personas en lista de espera o a visitantes espontáneos. Las citas en grupo con límite de participantes permiten controlar la afluencia.
- Recordatorio por SMS poco antes de la cita: la urgencia reduce notablemente la tasa de ausencias.
- La cancelación en 2 clics facilita que los interesados cancelen con antelación.
- Citas en grupo y reserva mediante código QR para visitas masivas estructuradas.
Qué mensaje se envía y cuándo
| Momento | Mensaje | Plan |
|---|---|---|
| Inmediatamente después de la reserva | Confirmación con cita y punto de encuentro | todos los planes |
| 24 horas antes | Recordatorio por correo electrónico, con dirección y cancelación en 2 clics | todos los planes |
| 4 horas antes | Recordatorio por SMS | PROFESSIONAL, contratable como complemento |
El recordatorio por correo electrónico por sí solo reduce la tasa de ausencias del 20–30 % a menos del 10 %. El SMS llega además a las personas que ya no abren sus correos el día del evento (Recordatorios de citas). Los mensajes que timum envía en total figuran en la vista general del centro de ayuda; cómo añadir la opción de SMS se explica en la guía.
Cuando cien personas acuden en una sola tarde
Un evento de puertas abiertas no es una cita individual, sino una serie con capacidad limitada. En timum usted fija libremente el número máximo de participantes: por cita, por serie de citas o directamente en la disponibilidad, de la que las nuevas citas lo heredan (Citas en grupo).
Dos efectos que marcan la diferencia en el día a día: la reserva completa un bloque horario antes de ofrecer el siguiente, de modo que usted no realiza tres visitas de dos personas, sino una sola de seis. Y los participantes no ven los datos de otros participantes, lo que con cien inscripciones no es un detalle, sino el requisito para que usted pueda llevar la lista de este modo (Guía).
Incluir a los visitantes espontáneos en la misma lista
Cada enlace de reserva público está disponible también como código QR, y desde los ajustes del canal puede descargar un gráfico de reserva listo para usar, para el anuncio inmobiliario, el cartel de obra o el expositor de la entrada (Códigos QR). Quien pasa por casualidad escanea el código y reserva por sí mismo el siguiente bloque libre, en lugar de que su equipo lo apunte a mano en un papel. Los huecos que dejan quienes cancelan son precisamente la capacidad que ofrece a los visitantes espontáneos.
Cómo saber si funciona
En Ajustes → Estadísticas encontrará las reservas y las tasas de asistencia y cancelación de cualquier período, filtrables por tipo de cita (Estadísticas de citas, Guía). Así se puede comprobar lo que de otro modo solo se afirma: compare el evento con y sin SMS antes de contratar la opción de forma permanente. Un mes de historial está incluido en todos los planes; el historial completo, en PROFESSIONAL.
Consejo
Funciones relevantes
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