Asignar citas de visita desde onOffice – sin introducir los datos dos veces
Usted sigue en onOffice. El inmueble ya está dado de alta allí, los interesados también – solo falta la vía para que ambos encuentren una cita sin que usted tenga que llamar por teléfono y luego introducirlo todo dos veces.
El proceso lleva unos cinco minutos por inmueble:
- Abrir el inmueble en onOffice y hacer clic en la pestaña "Citas". timum pregunta si este inmueble debe pasar a ser reservable – solo con su confirmación se crea y se vincula al registro de onOffice. En segundo plano no ocurre nada por sí solo.
- Definir cuándo se pueden realizar las visitas – como horas de consulta recurrentes o como citas fijas reservables.
- Invitar a los interesados con la plantilla de correo de onOffice "timum – Terminkoordination für Immobilien". El enlace de reserva que contiene está personalizado para cada destinatario.
- Listo. A partir de aquí, los interesados reservan por su cuenta. Cada reserva aparece en el calendario de timum y como cita con participante en onOffice.
Lo que se acaba con esto
El inmueble está en onOffice, los interesados están en onOffice – y aun así la cita sigue surgiendo por teléfono, con notas en papel y una posterior actualización manual en dos sitios. Con esto se acaba:
- La doble introducción de datos. La cita reservada figura con su participante en el calendario de onOffice sin que nadie tenga que teclearla.
- El ping-pong de propuestas de cita. En lugar de tres propuestas por interesado, usted envía una única plantilla a todas las solicitudes.
- La duda de quién es el responsable. La cita está vinculada al inmueble y a su persona de contacto, no a la bandeja de entrada de quien responda primero.
Para que su calendario sea correcto
La conexión con onOffice está incluida en todos los planes. Que las citas de onOffice bloqueen a su vez sus horas reservables forma parte de los planes PROFESSIONAL – igual que la sincronización bidireccional con Outlook, Google o Apple (Sincronización de calendario). Para un equipo con calendarios llenos, este es el punto en el que se decide el plan: sin bloqueos, usted muestra horas en las que hace tiempo que tiene otra cita.
Usted define una sola vez qué tipos de cita se ofrecen – visita, asesoramiento, entrega, cada uno con su propia duración y tiempo de margen – y los aplica a todos los inmuebles (Tipos de cita).
Consejo
Cuando el inmueble ya está cerrado
Dos preguntas que surgen con regularidad al final de la comercialización:
¿Desaparece el inmueble de nuevo? Sí – se puede automatizar mediante un proceso de onOffice: en cuanto cambia el estado, el inmueble se elimina en timum por webhook y deja de figurar en su cartera (guía en el centro de ayuda). Sin este proceso, hace usted la limpieza a mano – funciona, pero cuesta atención que la automatización acaba de ahorrarle.
¿Dónde se documentan los participantes? En la cita de onOffice, como participantes del registro. Si su oficina sincroniza además onOffice con Outlook, hay un ajuste que conviene conocer – se describe en el centro de ayuda bajo Ajuste de sincronización de citas: onOffice a Outlook.
Si tiene varios sistemas en la empresa
timum no sustituye a su CRM, lo alimenta. Además de onOffice, están conectados Propstack, FLOWFACT y polyEstate (Integración CRM); los inmuebles entran como recursos reservables y las citas reservadas vuelven al sistema. Para oficinas con varias sedes merece la pena, además, echar un vistazo a Calendario de equipo y coordinación centralizada de citas.
Todos los detalles de la conexión – qué se sincroniza y en qué dirección – se encuentran en la página Integración con onOffice.
Siguiente paso
Abra un inmueble en onOffice, haga clic en "Citas" y envíe la plantilla de correo a sus solicitudes abiertas. Pruébelo gratis – 30 días, sin tarjeta de crédito.